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引き継ぎ…どこまで？

日時： 2015/03/30 22:58　(plala)
名前：朔: 開いて下さりありがとうございます。
長文で且つ読みにくいかと思いますが、もしよろしければ、ご意見等頂けるとありがたいです。

先に疑問を書かせていただくと
『引き継ぎは、資料が残っていても、事細かに全て別資料を作成し、かつ口頭で説明しなければならないのか。』
ということです。

異動に伴い、先日、はじめての引き継ぎをすることとなりました。
事務局を担当しており、次年度総会（５月末）までは所属先がまだ事務局で、本来、私の所属先の後任者へ引き継ぐ予定でしたが、他所の先輩、６月から次の事務局になる方とも話し合い、『来たばかりで、しかも二ヶ月だけやるのは大変だろう。』ということで、次の事務局の方に引き継ぐこととなりました。

（私の他に一人、事務局担当がいましたが、業務内容が異なるため、私の業務内容はその方に頼めませんでした。また、総会はその方が居るので、所属先が行う事となり、一部資料を引き継ぎに持って行くことができませんでした。）

引き継ぎ先に１時間以上かけて赴きました。
持って行ったものとしては、

①事務局担当の資料の一部（資材のようなもの）
②いつ頃、誰に、どんな資料を郵送するかの一覧表と見本
　（優先順位等細かい事は各資料付箋に記載し貼付している）
③通帳等のお金関係

私への引き継ぎの際は、前年度の資料をただ渡されただけで特に説明もなく。引き継いだ資料から全て探さなくてはならず、他の先輩たちにも話を伺いながら何とか進めていました。

特に、文書を誰に、いつ出すのかが分からない、データで資料が残されていない。
の２点に苦労したので、②の資料を作り、データも全て残しました。

簡単に説明し、残りはまだ持ってこられない資料の中にある事（この資料を使うのは７月以降）データもＵＳＢがある事を話しました。

私的には、データ内の番号や人物名等変えればよいだけで、急ぎの物について説明したので大丈夫だろう。と思ったのですが…
以下のような事を言われました

①総会まではそちらが事務局だから、こちらから各所に文書を出せない（出すのはおかしい。）
②会議等の集まり際に誰に何を頼めばいいのか。会場設営は誰がやるのか。等細かい事

①については、先に書いたように、本来の後任者が大変なのでやりますよ。と言ったから引き継ぎに来たのですが…もう１人の担当に頼んでみることに。
その方に連絡すると『それ、後任者に頼む事でしょ。』と言われ、やはり断られました。
（別件引き継ぎにて、後任者へは総会の手伝いのみで大丈夫です。とすでに伝えてしまっていました…）

②については、持ってきていない資料を見れば分かるのですが…と言っても、『だから、その集まりは何をすればいいんですか。』と数度押し問答。
イライラしながらもある程度説明（誰に何を頼むか、必要な物は何かなど。資料を見ればすぐ分かる事）
先輩に申し訳なく思いながらも、分からなかったら先輩方に聞いてみて下さい。と、半分投げだしてしまいました。

短気を起こす私が悪いのも分かっているのですが、すでにある資料を見れば分かる事まで、事細かに教えなくてはならないのか、疑問で仕方なく…
特に、会議等の集まりは本人も参加しており、先輩方からも『来年は貴方担当だからね～』と再三言われていたのを聞いているので、結局何も考えずただ参加していたのかと腹も立ち。

他の方たちは、どのような引き継ぎをしているのかが疑問になり、このようなスレを立ち上げさせていただきました。

ここまで読んでいただき、有難うございます。
長文、あげく後半は愚痴っぽくて申し訳ありません。
ご意見、実際にどうしているかなど教えていただけると嬉しいです。

▼

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Re: ( No.1 )

日時： 2015/03/31 00:10　(docomo)
名前： ツァバト

とにかく前半で何を書いてあるのか分かりにくくイライラした｡

>本来、私の所属先の後任者へ引き継ぐ予定でしたが、他所の先輩、６月から次の事務局になる方とも話し合い、『来たばかりで、しかも二ヶ月だけやるのは大変だろう。』ということで、次の事務局の方に引き継ぐこととなりました。

…この中に書いてある「私の所属先の後任者」と「６月から次の事務局になる方」って一緒だよね？別人なの？とか｡

書いてある文も散漫で､まとまりを欠いているように感じるので､冒頭の『引き継ぎは、資料が残っていても、事細かに全て別資料を作成し、かつ口頭で説明しなければならないのか。』についてで回答させてもらう｡

要は､初心者の相手がそれを見て理解し､あなたと同じように業務を再現できるのか？が全てだ｡
再現できるのであればそれでOKだし､これだけでは理解もできないというのであれば添付資料なり口頭説明なりで補うしかないだろう｡
何のために「引き継ぎ」という言葉を使うのか､を考えてみれば答えが出る｡
一般的には口頭説明は全般に渡って必要かと思う｡
資料を見れば分かるからといって､口頭説明を省くのはお世辞にも教え方が上手いとは言い難い｡
だから文の後半に書いてある「すでにある資料を見れば分かる事まで、事細かに教えなくてはならないのか」という考え方が､正直俺は好きではない｡
自分はやっているからそれを見れば分かるのであって､初めての者はこの時何を参考にすれば良いのか､というレベルのことがそもそも分からないものだ｡

だから､
資料と口頭説明で教えて､
模擬的にやらせてみて､
再現性を監督･確認する｡
これが教えることの1ルーティンだ｡
監督･確認でOKを出せて初めて相手が理解し､引き継ぎが完了したと言えるだろう｡

Re: 引き継ぎ…どこまで？ ( No.2 )

日時： 2015/03/31 07:58　(plala)
名前：朔

ツァバトさん

返信して頂きありがとうございます。
イライラさせてしまい、申し訳ありません。

『後任者』と『６月から事務局をやる方』は別人です。
勤務先は異なりますが、地区が同じで、年に数回ある地区会議での事務局の引継ぎでした。

・後任者はこの地区ははじめてで、何もわからない。
・６月から事務局をやる方は昨年度も同地区におり、流れなどは分かっている

といった感じです。

事細かに説明するのが当たり前なのですね…わかりました。
…資料の部数から、次年度の会場設営の仕方など、変動することまで聞かれ、どうにもイライラしてしまいました。
（毎年参加人数が違うので必要部数と予備を用意する。次年度の会場は私も行ったことがないのでわからない。と答えましたが…）

次、異動の際は、きちんと引き継ぎしたいと思います。
（今回私が他地区への異動で、今後顔を合わせて説明するのは難しいので…今回に事については、問い合わせがあったら答えようと思います。）

ありがとうございました。

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